Quando o material vai ser impresso, geralmente passa pela diagramação e edição antes de ir para a gráfica. Na fase editorial, no entanto, passa ainda por outros dois profissionais: o copidesque, que é o preparador do texto, e o revisor propriamente dito.
A preparação de texto, que é a primeira fase depois que o autor escreve a obra, é o momento em que o profissional vai ler tudo para ter uma ideia geral do material e verificar se há coerência nas informações, coesão entre os parágrafos e clareza na forma em que foi escrito. A função do copidesque é dar um formato ordenado ao texto (isso quando for necessário, claro, e a pedido do autor), facilitando a fluidez e checando a necessidade de reescrever algumas partes. Ele pode não mexer em nada (se o autor assim preferir), pode apenas anotar suas observações (para discutir posteriormente com o autor) ou pode alterar a estrutura do texto sem comprometer o conteúdo. Tudo isso vai ser decidido numa conversa entre o copidesque e o autor antes de iniciado o trabalho. Em relação à ortografia, o copidesque também já faz as devidas correções, para que quando o texto chegue ao revisor, tenha o mínimo ou nenhum erro a ser corrigido.
Já o revisor de texto, ou revisor de prova (como é chamado nas editoras) entra em cena depois que o material, preparado pelo copidesque, vem da diagramação. O revisor vai checar tudo. Muitas vezes ele ainda vai encontrar erros de ortografia que o copidesque deixou passar, mas ele estará muito focado também nos aspectos pós-edição e diagramação, que são os títulos, subtítulos, olhos e legendas; uso de negritos, itálicos, caixas alta e baixa; problemas com linhas partidas, separação de sílabas, linhas viúvas; padronização de cabeçalhos e rodapés; numeração de páginas e sumário; páginas de créditos, índices e colofão; gráficos e ilustrações etc.
O revisor faz suas marcações no texto, seja impresso ou no pdf., e o devolve para que o diagramador faça o chamado "repasse das emendas". Se necessário, e dependendo do prazo para a entrega, pode ser necessária uma segunda ou terceira leitura. Só depois a publicação poderá passar para a impressão, na gráfica.
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